加強成本控制無(wú)疑是企業(yè)在競爭中取勝的關(guān)鍵部分，但盲目追求成本的降低反而會(huì )帶來(lái)更大的浪費，所以需要以長(cháng)遠、全局的目光來(lái)審視企業(yè)運營(yíng)，科學(xué)合理的降低成本。這里有一個(gè)重要指標TCO : Total Cost of Ownership 總體擁有成本，包括從產(chǎn)品采購到后期使用、維護的總成本。
打印成本控制是很多企業(yè)都不夠在乎的一個(gè)問(wèn)題，但恰恰是影響企業(yè)日常運營(yíng)成本的重要因素。打印TCO大概分成三塊：固定成本，主要是打印機的采購費用，通常有固定的壽命和折舊；顯性成本，主要包括墨盒和打印紙，這是打印成本中最直觀(guān)的一環(huán)；隱形成本，主要是打印機維護修繕、用戶(hù)的誤工等待時(shí)間等容易被忽視的成本。
有調查顯示，打印TCO中，僅有13%用于硬件設備的購買(mǎi)，87%是打印耗材成本、打印設備的后期管理、維護等流程成本。后者平時(shí)看似不起眼，但卻悄無(wú)聲息地聚沙成塔，極大加重了客戶(hù)的成本負擔。
1、精細化的打印管理，有效控制打印浪費成本
企業(yè)因打印浪費造成的隱性成本非常普遍。據不完全統計，辦公室內的打印成本浪費率高達40％，25％為打印與工作無(wú)關(guān)的私用資料，15％則是不負責任的打印浪費（重復打印、錯誤打印等）。對上規模的企業(yè)來(lái)說(shuō)，每年因打印浪費導致的紙張、耗材、打印電量的費用更加可觀(guān)。如果大企業(yè)對于這類(lèi)打印浪費從不約束的話(huà)，很可能一年就會(huì )造成數百萬(wàn)甚至上千萬(wàn)的浪費。
這就需要打印機提供精細化管理的功能，以及智能化的解決方案。比如三星打印機環(huán)保打印的解決方案能幫助企業(yè)減少碳粉用量及能源消耗。其控制面板上設有“ECO環(huán)?！卑存I，一鍵就能開(kāi)啟省墨模式，在不影響打印效果的同時(shí)節省高達30%的碳粉消耗。還提供黑白優(yōu)先打印、雙面或多合一打印等多種環(huán)保打印選擇。黑白優(yōu)先打印，自動(dòng)優(yōu)先選擇黑白打印模式，避免不必要的彩打，減少浪費；雙面打印，紙張可自動(dòng)翻頁(yè)，使紙張消耗量減少50％；多合一打印，可將2頁(yè)或2頁(yè)以上的內容縮放到一張紙上，節省紙張、碳粉用量。通過(guò)即時(shí)定影系統（IFS）技術(shù)加快打印和復印文件速度，節省用電量。同時(shí)，三星聚合碳粉顆粒比傳統碳粉更加細致均勻，使打印內容纖薄而勻稱(chēng)，而且它要求的熔融溫度比普通打印機低，因此能減少碳粉用量及能源消耗。
為了對過(guò)度打印的行為進(jìn)行約束和管理，三星的打印管理解決方案，可按不同部門(mén)或個(gè)人對打印設備的使用量和使用信息進(jìn)行統計，并自動(dòng)生成每月打印輸出量統計報告，還可以隨時(shí)監控設備、耗材狀態(tài)和使用情況，根據自身的業(yè)務(wù)需要靈活地進(jìn)行打印管理，從而顯著(zhù)提高打印機的生產(chǎn)效率。這對打印消耗量大的企業(yè)來(lái)說(shuō)，可以提高集約化管理，有效進(jìn)行成本控制，促使公司TCO控制更嚴謹，更好地為公司創(chuàng )造效益。
2、提升綜合效能，降低后期打印成本
企業(yè)打印成本中有這樣一個(gè)計算方式：平均單頁(yè)打印成本=某段時(shí)期的耗材成本/相對應的打印量。在不浪費紙張、不過(guò)度打印的情況下，耗材成本越低，平均單頁(yè)打印成本越低，則說(shuō)明該打印設備的使用越劃算，也就是后期打印成本越低。
激光打印機的耗材主要是硒鼓和碳粉，采用鼓粉一體的激光打印機墨粉用完后要更換整支硒鼓才能繼續使用。而鼓粉分離式的打印機長(cháng)期來(lái)看更經(jīng)濟，因為硒鼓的壽命要遠長(cháng)于墨粉盒，墨粉用完后只是更換粉盒，一般一個(gè)硒鼓可以支持使用多個(gè)墨粉盒。比如鼓粉分離式設計的三星MultiXpress K2200系列數碼復合機三星K2200系列采用大容量的10000頁(yè)容量墨粉盒與超長(cháng)壽命的80000頁(yè)硒鼓單元，能幫助企業(yè)辦公用戶(hù)有效降低運營(yíng)成本。對于擁有繁重打印任務(wù)的企業(yè)而言，更能深切體會(huì )到其成本優(yōu)勢。
3、提升打印機的穩定性，減少不可見(jiàn)的維護成本
打印所用到的紙張和耗材成本這些可見(jiàn)的成本，只是冰山露出水面的一角，真正令人擔憂(yōu)的是隱藏在冰山下的巨大隱形成本。單從打印機的選擇來(lái)看，有些企業(yè)出于成本考慮會(huì )選擇低端打印機，但打印機的可靠穩定性很重要，入門(mén)級打印機很多因壓低制作成本，在材質(zhì)選擇上會(huì )降低配置。比如內部結構很多是樹(shù)脂材料，壓力輥也用的是類(lèi)海綿的物質(zhì)而非高密度橡膠材料，在面臨厚紙張、長(cháng)時(shí)間的工作環(huán)境時(shí)，很容易“卡殼”。
這造成的直接后果就是常常會(huì )發(fā)生卡紙、連續打印不順暢、字跡不清晰等現象，極大地降低了用戶(hù)的打印體驗。這類(lèi)因打印機故障造成的打印浪費成本、修理維護成本超出想象。雖然單機價(jià)格便宜，但麻煩不斷，影響到企業(yè)辦公的效率，容易造成誤工等各類(lèi)問(wèn)題，給公司造成的間接損失不小
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